De vieilles habitudes de pointage…
À l’heure du numérique, il est coutume de voir des entreprises qui pour diverses raisons, utilisent encore des systèmes de pointage en version papier.
Cependant, cette façon de travailler engendre des coûts non négligeables.
En effet, les employés prennent du temps à écrire leurs fiches de pointage tous les jours. Ces fiches de pointage sont ensuite récupérées par les ressources humaines de l’entreprise qui les retranscrivent de façon numérique.
Les fiches en version papier sont ensuite jetées, ce qui constitue une certaine forme de gaspillage.
Cette façon de gérer les pointages comportent donc plusieurs inconvénients :
- Risque d’erreur en relisant les écritures manuscrites de chacun
- Perte de temps à retranscrire une information qu’une autre personne aurait déjà saisi
- gaspillage écologique (1 feuille de papier par jour * le nombre d’employé * le nombre de jours travaillé sur une année…)
- coût horaire de l’employé qui retranscrit les informations
… une nouvelle solution de pointage numérique
Le temps que le l’employé passe à rédiger sa fiche de pointage pourrait être optimisé, surtout si ces tâches peuvent être prédéfinies dans une application de pointage toujours à portée de main.
Plus d’erreur de retranscription de fiche de pointage, le travail a déjà été fait par l’employé lui-même.
D’un point de vue écologique, cela permet notamment d’économiser une masse non négligeable de papier sur une année.
Et pour l’historique des pointages des employés ?
Il est tout à fait possible de sauvegarder l’ensemble des pointages de vos employés de façon mensuelle via les rapports générés. De plus, si d’un point de vue légal vous devez garder une trace papier des fiches de pointage, vous pouvez imprimer les rapports mensuels.
Et si je ne fournis pas de portable à mes employés et qu’ils ne veulent pas utiliser leur téléphone personnel ?
Dans ce cas, il est possible d’installer la solution sur une tablette (iPad ou Android) qui serait à disposition du personnel.
Les avantages du pointage numérique :
- Plus de retranscription des informations donc plus de risque d’erreur
- Gain de temps, votre personnel RH peut se consacrer à d’autres tâches
- Gain écologique -> toutes les feuilles de papiers économisées sur une année
Quelques chiffres :
Exemple de pointage pour une entreprise de 11 personnes : (admettons que l’employeur ne pointe pas).
Le nombre de feuilles gaspillées par an :
- 10 fiches de pointage (une par salarié)
- 5 jours sur la semaine
- 4 semaines par mois
- 12 mois sur l’année
Cela représente donc 5*4*12 = 240 jours.
En retirant les congés (26 jours/an) : 214 jours.
Nombre de feuilles sur une année : 214 jours * 10 (nombre d’employés) = 2140 feuilles de papier !
À cela vient s’ajouter le coût des imprimantes pour 2140 feuilles.
Le temps de retranscription des fiches de pointage :
À cela vient s’ajouter le temps de d’encodage de ces feuilles de papier vers format numérique.
En moyenne, une personne encode 6 tâches différentes par jour.
Admettons que le service RH ait l’habitude et traite une tâche en 1 minute (encodage du nom de la personne, du projet, du temps passé, des remarques éventuelles et des budgets à imputer).
Pour 1 personne, cela représente donc 6 minutes d’encodage par jour.
Pour 10 personnes, cela représente donc 60 minutes par jour, soit 1h/jour consacrée à la retranscription des fiches de pointage.
Sur 1 mois, au taux horaire arbitraire de 50€/h pour un RH, cela représente donc un coût de retranscription mensuel de 20h * 50€ = 1000€
Avec l’application Ekronoz, vous pouvez donc économiser 1000€/mois!
Cette application de pointage numérique est disponible sur iOS, Android et bientôt en version Web!
L’application est utilisable 100% gratuitement et dispose aussi d’une version Premium avec données en temps réel sur les pointages de vos équipes, graphiques et autres avantages.