L'idée de base
EKronoz a été créé dans l’idée de dématérialiser les fiches de pointage en version papier.
L’application vous permet à vous et à vos employés, d’encoder les pointages directement via l’application.
En fin de mois, vous pouvez télécharger au format CSV*, l’ensemble des pointages afin de les intégrer dans votre système de gestion interne.
*Le format CSV est un format de fichier texte, très facilement lisible depuis Excel.
Après avoir téléchargé l’application sur l’AppStore (Apple) ou le PlayStore (Android), il suffit de lancer l’application et de cliquer sur « Cliquer ici pour créer un compte » (1). Sur le second écran, entrez les informations demandées (email, mot de passe, nom et prénom) puis cliquer sur « Créer un compte » (2)
Dans les quelques minutes qui suivent, vous allez recevoir un mail de confirmation contenant un lien. Cliquer sur ce lien afin de valider la création de votre compte :
Ce lien vous amènera sur la page suivante :
Si vous avez le même message, alors votre compte est créé et validé et vous pouvez vous connecter à l’application avec votre adresse email et votre mot de passe.
Une fois que votre compte est créé, il vous faudra encoder les données relatives à votre entreprise.
Pour cela, il suffit d’aller dans « Mon entreprise » (3) et de compléter les 3 champs : Nom de la société (4), numéro de TVA (5) et email (6) et de valider en cliquant sur Enregistrer (7).
C’est sur cette adresse email que seront envoyés les rapports.
Si vous êtes indépendant, vous pouvez mettre votre nom dans le champs entreprise.
Si vous avez un status ne nécessitant pas un numéro de TVA, vous pouvez mettre 0 dans ce champs.
Si votre activité vous amène à encoder souvent le même type de données, il est possible de prédéfinir 2 listes de champs prédéfinis.
Allez dans « Paramètres » (1) et et donnez un titre à une ou aux deux listes personnalisables (2 et 3) puis valider (4).
Une fois que les listes sont nommées, il est possible d’y ajouter des éléments (5) en fonctions de vos besoins puis valider la saisie (6).
En tant qu’administrateur, vous pouvez créer et modifier les utilisateurs de votre entreprise.
Cela se passe dans la rubrique « Liste des utilisateurs ». Une fois dans la liste, il suffit de cliquer sur + en haut à droite de l’écran pour ajouter un utilisateur.
Vous pouvez mettre un mot de passe de votre choix à l’utilisateur. Celui-ci pourra le modifier lors de sa première connexion.
Il est important de noter qu’une fois l’entreprise créée dans l’application, c’est à vous de créer les utilisateurs pour votre entreprise, ils ne peuvent pas créer le compte eux-même. Dans ce cas, il deviendraient gestionnaire de leur entreprise et vous ne saurez pas les rattacher à votre société.
Le champs « Temps de travail » (3) est facultatif.
Si vous avez un gestionnaire RH, il est possible de lui attribuer les droits administrateur (4).
Les utilisateurs qui n’ont pas de droit administrateur n’auront accès qu’aux 4 premières fonctions du menu principal :
- Liste des tâches
- Nouvelle tâche
- Récapitulatif
- Mon compte
La fonction d’ajout d’une nouvelle tâche est disponible depuis 2 endroits, soit depuis le menu principal ou depuis la liste des tâches, en haut à droite de l’écran en cliquant que le bouton +.
Par défaut lors de l’encodage d’une tâche, l’heure de fin correspond à l’heure actuelle et l’heure de départ est l’heure actuelle moins 2 heures.
Si vous avez configuré des listes prédéfinies, celle-ci apparaîtront lors de l’encodage d’une tâche.
Les champs 1 et 2 sont pré-remplis et les champs 3, 4 et 5 sont facultatifs.
Une autre option est disponible pour définir si la tâche est réalisé en télétravail (6).
Pour éditer une tâche, il suffit depuis la liste des tâches de cliquer sur le petit crayon bleu à droite afin de la modifier.
L’écran d’édition est quasi identique à celui d’encodage d’une tâche.
Il est important de noter que lors de la modification d’une tâche, si les champs relatifs au listes prédéfinies n’ont pas été remplis, il n’est plus possible de le faire, il faut alors supprimer la tâche pour la créer de nouveau.
Pour générer un rapport, il suffit de se rendre dans « Récapitulatif RH ». Par défaut, le mois sélectionné est le mois en cours.
Cliquez ensuite sur le bouton « Recevoir les données de tous les utilisateurs ». Un mail serait automatiquement envoyé à l’adresse reprise dans la rubrique « Mon entreprise ».
Ce mail contiendra un fichier au format CSV.
Pour obtenir le rapport PDF des heures prestées par vos équipes, il n’y a rien à faire.
Tous les 2 du mois, le rapport est automatiquement généré et envoyé par mail à l’adresse renseignée dans la rubrique « Entreprise ».
Pour obtenir le QR Code du jour, il n’y a rien à faire.
Comme pour le rapport PDF, votre QR Code du jour vous est envoyé tous les jours à 6h du matin à l’adresse renseignée dan la rubrique « Entreprise ».
Le QR Code est à afficher soit sur un écran d’accueil de la société, soit à imprimer et à mettre à disposition du personnel de votre entreprise.
En scannant ce QR Code, une tâche est automatiquement démarrée et permet de prouver que le salarié est bien arrivé sur site.
En scannant une seconde fois le QR Code, la tâche se clôture.
Lors de la création d’une tâche sans QR Code, vous avez la possibilité de renseigner si cette tâche est réalisée en télétravail.
Automatiquement, le compteur des jours prestés en télétravail va augmenter.
Ceci est visible dans la rubrique « Récaputilatif » comme illustré dans l’image ci-dessous :
